Die Grundeinstellungen sind in zwei Hauptbereiche unterteilt:

1. Profil – Verwaltung persönlicher, geschäftlicher und sicherheitsrelevanter Angaben (zu finden rechts oben im Dropdown-Menü beim Namen).
2. Einstellungen – Buchhaltungs- und Rechnungsoptionen (zu finden links unten unterhalb der Navigation).

1. Profil (zu finden rechts oben im Dropdown-Menü beim Namen)

Im Profil verwaltest du alle wichtigen Informationen zu deinem Konto, deine persönlichen und geschäftlichen Daten sowie sicherheitsrelevante Einstellungen. Diese Daten sind für dein Konto essenziell, haben aber keine direkten Auswirkungen auf Buchhaltung oder Rechnungen.

1.1 Persönliche Angaben

Profilbild hochladen oder ändern

Lade ein Bild hoch, um dein Konto individuell anzupassen.

Speicherplatz-Übersicht

Sieh dir an, wie viel Speicherplatz du bereits genutzt hast und wie viel noch zur Verfügung steht.

Persönliche Daten bearbeiten

Name, Adresse, Geburtsdatum

E-Mail-Adresse und Telefonnummer

Hinweis: Diese Informationen werden nicht auf Rechnungen oder Geschäftsunterlagen verwendet.

1.2 Sicherheit & Datenschutz

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren

Erhöhe die Sicherheit deines Kontos durch eine zusätzliche Verifizierung beim Login.

Browsersitzungen verwalten

Sieh dir aktive Anmeldungen auf verschiedenen Geräten an und melde dich bei Bedarf ab.

Passwort ändern

Setze ein neues Passwort für dein Konto.

AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) unterzeichnen

Lade den AVV herunter und unterzeichne ihn digital, falls du ihn für deine Unterlagen benötigst.

Datenexport & Konto löschen

Gesamte Nutzerdaten exportieren: Falls du eine Kopie deiner Daten benötigst.

Konto löschen: Falls du dein Konto nicht mehr benötigst (dieser Vorgang ist endgültig).

2. Einstellungen (zu finden links unten unterhalb der Navigation)

Der Bereich Einstellungen enthält alle Optionen zur Buchhaltung, Rechnungen, Dokumentenverwaltung und Finanzverwaltung.

2.1 Finanz- und Steuerinformationen

Bankverbindung für Rechnungen hinterlegen

Hinterlege dein Bankkonto für Zahlungen von Kunden.

Diese Information wird auf Rechnungen und anderen Verkaufsdokumenten angezeigt.

Steuerinformationen verwalten

Steuernummer und zuständiges Finanzamt hinterlegen.

Kleinunternehmerregelung aktivieren oder deaktivieren.

Informationen zur Besteuerung einsehen und anpassen.

Standard-Steuersätze für Rechnungen festlegen.

Stundensätze & Tagessätze verwalten

Definiere Standardpreise für deine Dienstleistungen.

Lege fest, ob Preise pro Stunde oder pro Tag angegeben werden.

Standard-Zahlungsziel & Zeitenrundungen

Lege fest, nach wie vielen Tagen eine Rechnung fällig ist.

Definiere Rundungsregeln für Arbeitszeiten (z. B. auf volle 5, 10 oder 15 Minuten).

2.2 Nummernkreise für Dokumente, Projekte & Kunden

Die Nummernkreise bestimmen die automatische Vergabe von Nummern für verschiedene Dokumente und Datensätze. Du kannst eigene Nummernformate festlegen und diese mit dynamischen Variablen individuell anpassen.

Für folgende Dokumente und Daten können Nummernkreise festgelegt werden:

Buchungen

Korrekturrechnungen

Kunden

Lieferscheine

Rechnungen

Jobs

Auftragsbestätigungen

Abschlagsrechnungen

Produkte

Projekte

Angebote

Als Nutzer kannst du eigene Nummernformate für die oben genannten Dokumententypen erstellen. Die Nummern können automatisch generiert werden, basierend auf bestimmten Variablen, oder du kannst eigene Strukturen festlegen.

Hierfür stehen dir flexible Variablen zur Verfügung, mit denen du eine strukturierte und konsistente Nummerierung sicherstellen kannst:

{K} – Kundenkürzel aus dem Adressdatensatz

{NNNN} – Fortlaufender Zähler mit der nächsten verfügbaren Nummer

Jedes „N“ steht für eine Stelle (z. B. {NNN} = 001, {NNNNNN} = 000001)

{YYYY} – Aktuelles Jahr vierstellig (z. B. 2024)

{YY} – Aktuelles Jahr zweistellig (z. B. 24)

{MM} – Aktueller Monat mit führender 0 (z. B. 04)

{M} – Aktueller Monat ohne führende 0 (z. B. 4)

{DD} – Aktueller Tag mit führender 0 (z. B. 08)

{D} – Aktueller Tag ohne führende 0 (z. B. 8)2

2.3 Beispiele für Nummernkreise

Hier sind einige Beispiele für mögliche Nummernformate für die verschiedenen Dokumententypen:

Dokumententyp Nummernkreis Beispiel für den 8. April 2024

Rechnung RE-{YYYY}-{NNNN} RE-2024-0001

Korrekturrechnung KR-{YY}{MM}-{NNN} KR-2404-001

Lieferschein LS-{YYYY}-{NNNN} LS-2024-0056

Job {YY}{MM}{DD}-{NNNN} 240408-0007

Projekt PRJ-{K}-{YYYY}-{NNNN} PRJ-MA-2024-0005

Angebot ANG-{YY}{MM}{NNN} ANG-2404001

Auftragsbestätigung AB-{YYYY}-{NNNN} AB-2024-0023

Abschlagsrechnung AR-{YYYY}-{MM}-{NNN} AR-2024-04-001

Produkt P-{YY}{MM}{NNNN} P-24040012

Buchung B-{YYYY}-{NNNN} B-2024-1034

Kunde K-{YY}-{NNNN} K-24-0458

Tipp: Falls du eine bestimmte Logik für deine Nummernkreise benötigst, kannst du sie flexibel anpassen, sodass sie perfekt zu deinem internen Ablagesystem passt.

2.3 Zahlungsbedingungen & rechtliche Hinweise

Standardisierte Zahlungsbedingungen hinterlegen

Zahlungsbedingungen können für Verkaufsdokumente (z. B. Rechnungen) und für Angebote definiert werden.

Platzhalter:

{DAYS} – Zahlungsziel in Tagen

{DATE} – Datum des Zahlungsziels

Rechtliche Hinweise (verfügbar in Deutsch & Englisch):

Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren

Hinweis auf steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung

Hinweis auf Leistungen in ein Drittland

Hinweis umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung Drittland

2.4 Standardtexte für Dokumente & E-Mails

Eigene Standardtexte für Verkaufsdokumente & E-Mails erstellen

Für jeden Dokumenttyp kann ein Standardtext definiert werden.

Diese Texte können in den Dokumentenkopf, den Dokumentenfuß, den E-Mail-Betreff, den E-Mail-Text oder die E-Mail-Signatur eingefügt werden.

Verfügbare Platzhalter:

{CONTACT_FIRSTNAME} – Vorname des Kontakts

{CONTACT_LASTNAME} – Nachname des Kontakts

{LETTER_SALUTATION} – Briefanrede des Kontakts

{FIRSTNAME} – Dein Vorname

{LASTNAME} – Dein Nachname

{DOCUMENT_DATE} – Datum des Dokuments

{DOCUMENT_TYPE} – Dokumenttyp

{DOCUMENT_NUMBER} – Nummer des Dokuments

2.5 Einheitenverwaltung

Einheiten für Dokumente & Artikel automatisch erzeugen

Wird eine Einheit angegeben, die noch nicht vorhanden ist, wird sie in die Datenbank eingefügt und kann dort verwaltet oder gelöscht werden.

2.6 DATEV-Konten (SKR 03) für Buchhaltung

Buchungskonten für Ausgaben festlegen

Auswahl der Konten aus dem DATEV SKR 03 Kontenrahmen.

Festlegen, welche Konten bei den Ausgaben auswählbar sein sollen.